1）项目部收到各类文件、图纸后，要立即进行分类、编号、登记，并按其内容分发各相应部门，各部门也要与项目部办理领取手续，并在各自部门进行登记、保管。

2）由各部门编制上报文件，均要经过项目部领导的批准，并在项目部登记后，报送监理工程师或业主。

3）凡业主或监理工程师提供的文件及资料，除严格用于施工或加工制造外，未经监理工程师许可，不得转给和用于其地方。

4）项目部设专人负责工程资料、文件的管理，在施工中随时做到对原始资料的积累、保管和整理，将真实、准确的各项测试记录，隐蔽工程记录、各项检验记录按合同要求交给业主。

5）项目部收到各类文件、图纸后，由文件管理员编写填写《收文登记表》，立即进行分类、编号、登记，交项目负责人阅示，并按照内容分发各相关部门，各业务部门也要与项目部办理领取手续，并在各自部门进行文件登记、各管。对于上级来文，传阅完成后，由文件管理员按照城建档案管理要求进行统一管理。

6）各部门编制上报的文件，由项目部相关部门会审后，均要经过项目部领导的批准，并在项目部登记后，报送监理工程师或业主。

7）项目中产生的文件经拟稿、审核，批准后，一般质量管理文件的底稿或软盘由文件管理员管理，其他文件底稿由发放部门负责管理或归档，所有存入软盘的文件均要备份。

8）根据相关国家标准、行业标准、青岛市标准发布的信息以及业主的有关规定对工程项目的文件进行评审，确保文件的充分性、适宜性有效性。文件在实施过程中，由该文件的编写部门（人员）随时文件的有效性和适宜性进行关注，必要时进行评审。

9）评审结束后，如文件需要修改，由原文件编写部门填写《文件更改审批通知单》，说明修改理由，其中对重要技术参数的修改，必须有充分论证。《文件更改审批通知单》经相关部门会签后报文件原审批人审批，对于审批后的《文件更改审批通知单》，由文件原编写部门，复制若干份，交原发放部门的文件管理员按该文件原发放范围发放。领用单位、人员接到《文件更改审批通知单》后，按要求及时更改文化。